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有時候我們要使用Microsoft Word編輯一些外部文章時，有可能會遇到文章中有無意義的空格，分段、分行或者是圖片，而當檔案頁數達十頁以上時，已不適合人工逐筆去核對和刪除，所以這時候就可以使用Microsoft Word的「取代」功能，以下分別介紹如何快速的刪除空格、分段、分行和圖片：

※刪除空格

1.以下假設檔案中有很多無意義的空格：

2.滑鼠左鍵在「取代」(如紅框圈選處)點一下：

3.接著會出現以下視窗(如紅框圈選處)：

4.在「尋找目標(N)：」點一下，再按一下鍵盤上的空白鍵，接著點選「全部取代(A)」：

5.接著會跳出以下視窗(如紅框圈選處)，告訴你共取代了幾筆資料(在這裡是指幾個空格)：

※刪除分段

1.以下假設檔案中有很多無意義的分段：

2.滑鼠左鍵在「取代」(如紅框圈選處)點一下：

3.接著會出現以下視窗(如紅框圈選處)：

4.在「尋找目標(N)：」點一下，再輸入「^p」，接著點選「全部取代(A)」：

小提醒：

「^」(caret)符號：需同時按住鍵盤上「Shift」鍵和「6」鍵，即可打出「^」符號。

5.接著會跳出以下視窗(如紅框圈選處)，告訴你共取代了幾筆資料(在這裡是指幾個分段)：

※刪除分行

1.以下假設檔案中有很多無意義的分行：

2.滑鼠左鍵在「取代」(如紅框圈選處)點一下：

3.接著會出現以下視窗(如紅框圈選處)：

4.在「尋找目標(N)：」點一下，再輸入「^l」，接著點選「全部取代(A)」：

5.接著會跳出以下視窗(如紅框圈選處)，告訴你共取代了幾筆資料(在這裡是指幾個分行)：

※刪除圖片

1.以下假設檔案中有很多無意義的圖片：

2.滑鼠左鍵在「取代」(如紅框圈選處)點一下：

3.接著會出現以下視窗(如紅框圈選處)：

4.在「尋找目標(N)：」點一下，再輸入「^g」，接著點選「全部取代(A)」：

5.接著會跳出以下視窗(如紅框圈選處)，告訴你共取代了幾筆資料(在這裡是指幾個圖片)：

§補充：

• 「取代」的快捷鍵：同時按住鍵盤上的「Shift」鍵及「H」鍵即會跳出「取代」視窗。

• 取代特定範圍的某項目：當想取代某特定範圍的某項目時，只需要將欲取代的特定範圍反白選取，再進行「取代」的步驟，最後按下「全部取代(A)」即可。

• 「取代」功能也可用於統計某項目在文章中出現的次數：當取代某項目之後，會跳出視窗告知使用者已取代幾筆該項目，故當有需要統計某項目在文章中出現之次數時，可以使用「取代」功能，在「尋找目標(N)：」和「取代為(I)：」同時輸入欲統計的項目，就可以在不影響文章內容下，得出欲統計的項目筆數了。

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