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在日常工作中，Excel 是處理資料不可或缺的工具。你是否曾煩惱過：

• 同一個儲存格裡塞了姓名和職稱，該怎麼分開？
• 每次都要手動將西元年轉民國年，好麻煩？
• 想讓同事選填資料，卻總填錯格式？

這篇文章精選 3 個超實用的 Excel 整理技巧，不寫 VBA、不用複雜函數，也能讓你提升報表效率、減少錯誤！

🧩 技巧一：快速分開儲存格內容（使用 Excel 快速填入）

當你拿到一份員工名單，每個人的「姓名 + 部門」都塞在同一個儲存格，是否會覺得手動切割太慢？這時候就可以使用「快速填入」的功能！

操作步驟如下：

1. 在原資料的隔壁欄位，手動輸入第一列的「名字」。
2. 點選下一個儲存格後，按下鍵盤上的「 Ctrl 」+ 「E」 或點選【資料】>【快速填入】。
3. Excel 會根據你輸入的邏輯，自動幫你完成整欄資料拆解。

✅ 快速填入是資料拆分、格式調整的好幫手，熟練後能大幅減少手動處理時間。

👉 如果你對這個技巧有興趣，不妨參考完整圖文教學：

🔗 10 秒內快速分開 Excel 同一個儲存格內的文字 - 快速填入

🧩 技巧二：將西元年轉換為民國年（Excel 年度格式轉換）

在製作報表時，偶爾需要以民國年表示資料。Excel 原生顯示為西元年，我們可以透過改變儲存格格式中的行事曆類型來進行轉換。

操作步驟如下：

1. 點選工具列的「常用」->「數值」旁的向下箭頭。
2. 當出現「儲存格格式」的視窗時，「類別」請選「日期」、「行事曆類型」請選「中華民國曆」，然後在「類型」選擇想要呈現的樣式。

✅ 不會使用Excel函數，也能輕鬆轉換民國年唷!

👉 想進一步了解格式轉換的應用方式，歡迎點閱原始教學文章：

🔗 在 Excel 中將西元年轉換為民國年

🧩 技巧三：建立下拉式選單（Excel 資料驗證技巧）

如果你的表單常被輸入錯誤格式，像是性別欄填成「man」、「女生」、「？」……那就該使用「資料驗證」建立下拉式選單！

操作步驟如下：

1. 選取要輸入的儲存格。
2. 點選「資料」>「資料驗證」。
3. 在「設定」欄選「清單」，輸入選項（如：男,女,未填）。
4. 完成！使用者只能從你提供的選項中選取。

✅ 下拉式選單是 Excel 中強大的控管功能，能大幅降低輸入錯誤資料格式的機會。

👉 想要一步一步學會建立選單，請參考這篇詳細圖文：

🔗 下拉式選單

📌 總結

本次分享的這 3 個技巧，分別是針對資料拆解、日期格式轉換、欄位輸入管理等運用進行說明，是一般行政人員與Excel初學者可能都會碰到的情況。學會這幾招，就能幫忙大幅提升資料處理效率唷！

❓常見問答（FAQ）

Q1：快速填入在哪個 Excel 版本才有？

A：從 Excel 2013 開始就支援此功能。Office 365 與新版 Excel 都可使用。

Q2：下拉式選單的選項能否來自其他工作表？

A：可以，只要將清單內容設定為其他工作表範圍即可，需使用「定義名稱」功能。

📌 適合對象：行政人員、文書處理者、學生、Excel初學者

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