有時候我們要使用Microsoft Word編輯一些外部文章時,有可能會遇到文章中有無意義的空格,分段、分行或者是圖片,而當檔案頁數達十頁以上時,已不適合人工逐筆去核對和刪除,所以這時候就可以使用Microsoft Word的「取代」功能,以下分別介紹如何快速的刪除空格、分段、分行和圖片:
※刪除空格
1.以下假設檔案中有很多無意義的空格:
2.滑鼠左鍵在「取代」(如紅框圈選處)點一下:
3.接著會出現以下視窗(如紅框圈選處):
4.在「尋找目標(N):」點一下,再按一下鍵盤上的空白鍵,接著點選「全部取代(A)」:
5.接著會跳出以下視窗(如紅框圈選處),告訴你共取代了幾筆資料(在這裡是指幾個空格):
※刪除分段
1.以下假設檔案中有很多無意義的分段:
2.滑鼠左鍵在「取代」(如紅框圈選處)點一下:
3.接著會出現以下視窗(如紅框圈選處):
4.在「尋找目標(N):」點一下,再輸入「^p」,接著點選「全部取代(A)」:
小提醒:
「^」(caret)符號:需同時按住鍵盤上「Shift」鍵和「6」鍵,即可打出「^」符號。
5.接著會跳出以下視窗(如紅框圈選處),告訴你共取代了幾筆資料(在這裡是指幾個分段):
※刪除分行
1.以下假設檔案中有很多無意義的分行:
2.滑鼠左鍵在「取代」(如紅框圈選處)點一下:
3.接著會出現以下視窗(如紅框圈選處):
4.在「尋找目標(N):」點一下,再輸入「^l」,接著點選「全部取代(A)」:
5.接著會跳出以下視窗(如紅框圈選處),告訴你共取代了幾筆資料(在這裡是指幾個分行):
※刪除圖片
1.以下假設檔案中有很多無意義的圖片:
2.滑鼠左鍵在「取代」(如紅框圈選處)點一下:
3.接著會出現以下視窗(如紅框圈選處):
4.在「尋找目標(N):」點一下,再輸入「^g」,接著點選「全部取代(A)」:
5.接著會跳出以下視窗(如紅框圈選處),告訴你共取代了幾筆資料(在這裡是指幾個圖片):
§補充:
- 「取代」的快捷鍵:同時按住鍵盤上的「Shift」鍵及「H」鍵即會跳出「取代」視窗。
- 取代特定範圍的某項目:當想取代某特定範圍的某項目時,只需要將欲取代的特定範圍反白選取,再進行「取代」的步驟,最後按下「全部取代(A)」即可。
- 「取代」功能也可用於統計某項目在文章中出現的次數:當取代某項目之後,會跳出視窗告知使用者已取代幾筆該項目,故當有需要統計某項目在文章中出現之次數時,可以使用「取代」功能,在「尋找目標(N):」和「取代為(I):」同時輸入欲統計的項目,就可以在不影響文章內容下,得出欲統計的項目筆數了。
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