現在大多數人都會使用Excel來建資料檔,可以方便日後快速統計以及製作報表,而大家最常使用的功能莫過於計算總和,在Excel中使用SUM函數可以很快就統計出總和,但如果現在有多個欄位的話,是否能有更快速的方式,一次算出所有欄位的合計數值呢?另外,如果想以圖表呈現的話,是否也可以有更快捷的方式產生圖表呢?所以這次要來分享Excel中的快捷鍵-「Alt」的妙用,大家學起來就可以提升辦公效率唷(以下呈現畫面為使用Excel2010)

 

 

一、合計


1.假設現在要計算A、B、C三家公司銷售甲、乙、丙貨物的數量,以及甲、乙、丙總共各賣出多少數量(如下圖有色框):

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

2.將資料範圍全選後,按下鍵盤上的「Alt」及「=」這兩個鍵:

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

3.合計就完成了:

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

 

 

二、圖表(直條圖)


1.接續上一個範例,合計完成之後,現在想以圖表呈現A、B、C三家公司銷售甲、乙、丙貨物的數量,請選取這三間公司銷售量的資料範圍,按下鍵盤上的「Alt」及「F1」兩個鍵:

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

2.可以看到Excel就自動產生直條圖了:

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

※小提醒:在這個範例中的直條圖是呈現不同物品在三間公司的銷售情況,請勿把合計欄位也一併呈現在甲、乙、丙三物銷售量的直條圖中。

 

 

三、同時計算「小計」及「合計」


1.這個例子比上面的範例複雜一點點,中間多了「小計」(如下圖),如果以範例一的方式,全選後按「Alt」加「=」鍵,中間的「小計」仍是無法計算,所以這個例子是要克服「小計」這個問題:

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

2.將資料範圍全選後,按下鍵盤上的「F5」鍵:

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

3.接著會跳出「到」的視窗,請按「特殊」(如下圖紅框圈選處):

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

4.接著會跳出「特殊目標」的視窗,請點選「空格」後,按下「確定」:

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

5.完成上述步驟後,Excel會自動選取空白處,接著請按鍵盤上的「Alt」及「=」鍵:

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

6.「小計」及「合計」就自動完成加總了:

【Excel2010版-小技巧】3秒內完成多欄位的數值加總以

 

 

以上「Alt」鍵的隱藏版功能推薦給大家囉~

 

 

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